Als Sicherheitsbeauftragter oder Betriebsleiter betrachten Sie papierbasierte Arbeitsfreigabesysteme (Permit to Work, PTW) als notwendigen Teil Ihrer Arbeit. Sie sind ein altbewährtes Instrument zur Gewährleistung der Sicherheit. Aber was wäre, wenn dieser vertraute Papierstapel, die Wege zum Freigabebüro und das Warten auf Unterschriften eine massive, versteckte Belastung für die Ressourcen Ihres Unternehmens darstellen?
Inhaltsverzeichnis
Für viele mittelständische Unternehmen bedeutet die Ineffizienz traditioneller Freigabeprozesse jedes Jahr Tausende von Franken an Produktivitätsverlust. In diesem Artikel schlüsseln wir die Zahlen auf und berechnen den realen Return on Investment (ROI) bei der Umstellung auf ein digitales Arbeitsfreigabesystem.
Die versteckten Kosten von papierbasierten Freigaben
Bevor wir die Einsparungen berechnen können, müssen wir die "Zeitfresser" eines manuellen PTW-Prozesses identifizieren:
- "Laufwege und Wartezeiten": Techniker und externe Mitarbeitende müssen physisch zu einem zentralen Büro gehen, um eine Freigabe zu erhalten, zu unterzeichnen und zurückzugeben. Oft müssen sie warten, bis eine autorisierte Person verfügbar ist, um sie zu prüfen und zu genehmigen.
- Manuelle Eingabe und Fehler: Das handschriftliche Ausfüllen von Formularen ist langsam und anfällig für menschliche Fehler. Eine unleserliche Anweisung oder ein übersehenes Kontrollkästchen kann zu Verzögerungen oder schlimmer noch zu Sicherheitsvorfällen führen.
- Informationssilos: Eine Papierfreigabe ist mit nichts verbunden. Sie verweist nicht auf die spezifischen Verfahren zur Energietrennung (Lockout/Tagout - LOTO), die Anlagenhistorie oder die für die Arbeit erforderlichen Sicherheitsdatenblätter (SDB). Dies bedeutet mehr Zeit für die Informationssuche.
- Langsame Schichtübergaben und Abschlüsse: Die Übergabe einer Freigabe während eines Schichtwechsels oder der Abschluss einer Arbeit erfordert mehr Laufwege, mehr Unterschriften und mehr Wartezeit.
Diese kleinen Verzögerungen summieren sich und hindern qualifizierte Arbeitskräfte daran, die eigentlichen Wartungs- und Reparaturarbeiten auszuführen, für die sie eingestellt wurden.
ROI-Berechnung: Ein konkretes Szenario
Stellen wir uns einen typischen mittelständischen Schweizer Produktionsbetrieb vor.
- Unternehmensgrösse: 250 Mitarbeitende.
- Wartungs-/externes Team: 30 Techniker, die für nicht routinemässige Arbeiten eine Freigabe benötigen.
- Ausgestellte Freigaben: Durchschnittlich 10 Freigaben pro Tag.
- Durchschnittlicher Vollkostensatz eines Technikers: 40 CHF/Stunde (einschliesslich Lohn, Sozialleistungen und Gemeinkosten).
Kosten des papierbasierten Systems:
Schätzen wir konservativ die Zeit, die pro Freigabe durch Ineffizienz verloren geht:
- Laufweg zum/vom Freigabebüro: 10 Minuten
- Warten auf den Genehmiger/Aussteller: 15 Minuten
- Ausfüllen von Unterlagen und Querverweise: 10 Minuten
Gesamte unproduktive Zeit pro Freigabe = 35 Minuten
Rechnen wir diese Zeit nun in Kosten um:
Tägliche Kosten: 10 Freigaben/Tag × 35 Minuten/Freigabe = 350 Minuten Zeitverlust pro Tag. Das sind fast 6 Stunden bezahlte, unproduktive Zeit jeden einzelnen Tag.
Kosten = 5,83 Stunden × 40 CHF/Stunde = 233.20 CHF pro Tag
Jährliche Kosten: Nehmen wir an, das Werk ist an 250 Tagen im Jahr in Betrieb.
233.20 CHF/Tag × 250 Tage/Jahr = 58'300 CHF pro Jahr
Dieses mittelständische Unternehmen verliert jährlich über 58'000 CHF allein durch die administrative Reibung seines papierbasierten Freigabesystems.
Einsparungen durch ein digitales Arbeitsfreigabesystem wie Zentri
Ein digitales System transformiert diesen Arbeitsablauf. Techniker können Freigaben direkt von einem Tablet oder mobilen Gerät am Arbeitsort anfordern, und Vorgesetzte können sie genehmigen.
- Laufweg zum/vom Büro: 0 Minuten
- Warten auf einen Genehmiger (der nun sofort benachrichtigt wird): 5 Minuten
- Ausfüllen des Formulars (mit vorausgefüllten Vorlagen und Dropdowns): 5 Minuten
Gesamte administrative Zeit pro Freigabe = 10 Minuten
Das ist eine Einsparung von 25 Minuten bei jeder einzelnen ausgestellten Freigabe.
Jährlich eingesparte Zeit: 25 Minuten/Freigabe × 10 Freigaben/Tag × 250 Tage/Jahr = 62'500 Minuten. Das sind über 1'040 Stunden an produktiver Zeit, die jährlich zurückgewonnen werden.
Jährliche Kosteneinsparungen: 1'040 Stunden × 40 CHF/Stunde = 41'600 CHF pro Jahr
Der ROI ist unmittelbar und erheblich. Mit jährlichen Einsparungen von über 41'000 CHF allein durch Produktivitätssteigerungen macht sich ein Abonnement für eine digitale PTW-Software um ein Vielfaches bezahlt, oft schon innerhalb der ersten Monate.
Mehr als nur Produktivität: Der ROI von Sicherheit und Compliance
Der finanzielle Ertrag beschränkt sich nicht nur auf Zeiteinsparungen. Ein digitales System bietet Vorteile, die schwerer zu quantifizieren, aber wohl noch wertvoller sind:
- Geringeres Risiko von Bussen: Ein digitales System schafft einen perfekten, auditierbaren Nachweis. Bei einer Inspektion durch nationale Sicherheitsbehörden (wie die Suva oder das kantonale Arbeitsinspektorat) können Sie sofort jede Freigabe, das zugehörige LOTO-Verfahren und eine vollständige Genehmigungshistorie abrufen. Dies reduziert das Risiko von Bussen bei Nichteinhaltung erheblich, die leicht Zehntausende von Franken pro Verstoss erreichen können.
- Erhöhte Sicherheit: Durch die direkte Integration von digitalen Arbeitsfreigaben mit Verfahren zur Energietrennung (LOTO), wie es Zentri tut, schaffen Sie einen nahtlosen Sicherheits-Workflow. Die Techniker haben alle benötigten Informationen – direkt auf ihrem Gerät – und stellen sicher, dass die korrekten Trennungsschritte niemals übersehen werden. Diese Reduzierung menschlicher Fehler ist unbezahlbar.
- Echtzeit-Transparenz: Manager und Sicherheitsverantwortliche haben ein Live-Dashboard mit allen aktiven Freigaben im gesamten Betrieb. Diese betriebliche Übersicht ermöglicht eine bessere Koordination und einen proaktiveren Sicherheitsansatz.
Der Zentri-Unterschied
Ihr papierbasiertes System ist nicht nur ein harmloser administrativer Prozess; es ist eine aktive Kostenstelle. Der Wechsel zu einer digitalen Lösung wie Zentri bietet einen klaren und überzeugenden ROI, indem verlorene Zeit zurückgewonnen, die Compliance gestärkt und eine sicherere Arbeitsumgebung geschaffen wird. Indem Zentri Ihren Freigabeprozess direkt mit Ihren Verfahren und Kits zur Energietrennung verbindet, schliesst es eine kritische Sicherheitslücke, die eigenständige Systeme offen lassen.
Sind Sie bereit, keine Zeit und kein Geld mehr zu verschwenden?
