Inhaltsverzeichnis
- Die versteckten Kosten eines analogen Systems
- Der Return on Investment (ROI) der Digitalisierung
- Eine einfache Berechnung
- Fazit
Jede Minute, die Ihr Team damit verbringt, eine Unterschrift auf einer Arbeitsfreigabe aus Papier einzuholen, ist eine Minute verlorener Produktion. Wie viel kostet Sie das pro Jahr? Für viele Unternehmen ist die Antwort erschütternd. Der Umstieg auf ein digitales Arbeitsfreigabesystem ist nicht nur eine Frage der Papierlosigkeit; es ist eine direkte Investition in die Effizienz, Sicherheit und Rentabilität Ihres Standorts.
In der äusserst wettbewerbsintensiven Industrielandschaft zählt jede Sekunde. Unternehmen stehen unter enormem Druck, ihre Produktion zu steigern, Kosten zu senken und eine sichere Arbeitsumgebung zu gewährleisten. Sie stehen vor zahlreichen Herausforderungen, von Störungen in der Lieferkette über den Fachkräftemangel bis hin zu einem immer strengeren regulatorischen Umfeld. In diesem Kontext ist das Festhalten an veralteten, papierbasierten Prozessen nicht nur ineffizient, sondern ein operatives Risiko.
Hier kommt ein digitales Arbeitsfreigabesystem ins Spiel. Durch die Digitalisierung und Automatisierung des gesamten Prozesses – von der Beantragung über die Genehmigung bis zum Abschluss und zur Auditierung – können Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen erschliessen, die weit über die reine Abschaffung von Papier hinausgehen. Sie können Stillstandszeiten drastisch reduzieren, die Compliance verbessern und einen signifikanten Wettbewerbsvorteil erzielen.
Die versteckten Kosten eines analogen Systems
Die materiellen und immateriellen Kosten eines papierbasierten Freigabesystems können Ihre Ressourcen erheblich belasten. Diese Kosten lassen sich in drei Hauptkategorien einteilen:
1. Die lähmenden Kosten von Stillstandszeiten
Ungeplante Stillstandszeiten sind ein stiller Killer der Rentabilität in der Industrie. Es ist die Zeit, in der Maschinen nicht laufen, Produktionslinien stillstehen und die Einnahmen einbrechen. Die mit Stillstandszeiten verbundenen Kosten sind vielschichtig und können schnell ausser Kontrolle geraten.
Eine weltweite Umfrage von ABB aus dem Jahr 2023 mit dem Titel "Value of Reliability" ergab, dass ungeplante Stillstandszeiten Industrieunternehmen im Durchschnitt fast 115'000 CHF pro Stunde kosten. Für einen mittelgrossen Betrieb kann schon ein Bruchteil dieser Summe verheerend sein. Wenn die Stillstandszeit in Ihrem Betrieb beispielsweise konservativer geschätzt 4'500 CHF pro Stunde kostet und Sie nur 30 Minuten pro Tag an Verzögerungen bei den Freigaben einsparen können, entspricht dies einer wiedergewonnenen Produktion von über 55'000 CHF pro Jahr.
Die Kosten von Stillstandszeiten gehen weit über den reinen Produktionsausfall hinaus. Bedenken Sie die Folgewirkungen:
- Rufschädigung: Verpasste Fristen und verspätete Lieferungen können Ihren Ruf schädigen und das Kundenvertrauen untergraben.
- Kosten für Expressversand: Um verlorene Zeit aufzuholen, müssen Sie möglicherweise auf teure Expressversandoptionen zurückgreifen.
- Verschwendete Arbeitskraft: Wenn Ihre Maschinen stillstehen, sind Ihre Bediener untätig, aber Sie bezahlen weiterhin ihre Löhne.
- Erhöhter Stress und Frustration: Stillstandszeiten schaffen eine stressige Umgebung für alle, von der Produktionsebene bis zur Geschäftsleitung.
Ein papierbasiertes Freigabesystem trägt massgeblich zu ungeplanten Stillstandszeiten bei. Die Natur des Prozesses, bei dem Genehmigungen physisch von einer Person zur nächsten getragen werden müssen, ist von Natur aus langsam und ineffizient. Eine einfache Verzögerung bei der Einholung einer Unterschrift kann sich zu einem grossen Produktionsproblem ausweiten und Ihren gesamten Betrieb zum Erliegen bringen.
2. Die Ineffizienz verschwendeter Arbeitskraft
Ihre qualifizierten Techniker und Ingenieure sind Ihr wertvollstes Kapital. Sie sind diejenigen, die Ihre Maschinen am Laufen halten, Ihre Prozesse optimieren und den Produktfluss sicherstellen. Warum verbringen sie so viel Zeit mit nicht wertschöpfenden administrativen Aufgaben?
Mit einem papierbasierten Freigabesystem wird ein erheblicher Teil ihres Tages durch "Lauf- und Warteaktivitäten" verbraucht:
- Suche nach Genehmigern: Eine Freigabe kann mehrere Unterschriften erfordern, und die richtigen Personen ausfindig zu machen, kann ein zeitaufwändiger und frustrierender Prozess sein.
- Entziffern unleserlicher Handschriften: Schlechte Handschrift kann zu Verwirrung, Fehlern und Verzögerungen führen.
- Umgang mit verlorenen oder beschädigten Freigaben: Papierdokumente gehen leicht verloren, werden verlegt oder beschädigt, was den gesamten Arbeitsauftrag zum Stillstand bringen kann.
- Manuelle Dateneingabe: Informationen aus Papiergenehmigungen müssen oft manuell in andere Systeme eingegeben werden, ein mühsamer und fehleranfälliger Prozess.
Diese verschwendete Arbeitskraft beeinträchtigt direkt Ihre betriebliche Effizienz. Es ist Zeit, die Ihre qualifizierten Techniker und Ingenieure für wichtigere Aufgaben wie vorbeugende Wartung, Prozessverbesserung und Innovation aufwenden könnten. Darüber hinaus wirkt es sich negativ auf die Arbeitsmoral der Mitarbeitenden aus. Niemand möchte seinen Tag damit verbringen, Papierkram zu jagen.
3. Die hohen Risiken der Nichteinhaltung
In der Industrie ist Sicherheit von grösster Bedeutung. Die Nichteinhaltung von Vorschriften, wie sie in der Schweiz im Arbeitsgesetz (ArG) und im Unfallversicherungsgesetz (UVG) festgelegt sind, kann schwerwiegende Folgen haben. Ein papierbasiertes Freigabesystem macht es unglaublich schwierig, die Compliance sicherzustellen und kann Sie erheblichen Risiken aussetzen.
Die Vorbereitung auf ein Audit durch die Suva oder das kantonale Arbeitsinspektorat ist mit einem Papiersystem eine Herausforderung. Es erfordert das manuelle Durchsuchen von Aktenschränken und Ordnern, um die erforderlichen Unterlagen vorzulegen. Dies ist ein zeitaufwändiger, arbeitsintensiver und fehleranfälliger Prozess.
In der Schweiz gehen die Konsequenzen der Nichteinhaltung über reine Bussen hinaus. Ein schwerwiegender Verstoss gegen die Sicherheitsvorschriften kann zu administrativen Massnahmen führen, wie z.B. einem von der Suva verhängten Arbeitsstopp. Im Falle eines schweren Unfalls kann die strafrechtliche Verantwortung der Unternehmensleitung geprüft werden, was zu erheblichen Geldstrafen und im schlimmsten Fall zu Freiheitsstrafen führen kann. Die Kosten der Nichteinhaltung sind also nicht nur finanzieller Natur; sie gefährden den Ruf des Unternehmens und die persönliche Verantwortung seiner Führungskräfte.
Der Return on Investment (ROI) der Digitalisierung
Ein digitales Arbeitsfreigabesystem ist der Effizienzmotor, der diese versteckten Kosten direkt angeht. Durch die Digitalisierung und Automatisierung des gesamten Prozesses kann ein digitales System Ihnen helfen, Stillstandszeiten zu reduzieren, die Compliance zu verbessern und eine Vielzahl weiterer Vorteile zu erschliessen.
1. Sofortige Genehmigungen
Mit einer "Mobile-First"-Plattform können Anträge und Genehmigungen von überall und zu jeder Zeit verwaltet werden. Was früher Stunden des Herumlaufens und Wartens dauerte, kann nun in Sekunden erledigt werden.
Stellen Sie sich dieses Szenario vor: Ein Techniker in der Produktion muss eine kritische Reparatur durchführen. Mit einem Papiersystem müsste er eine Freigabe ausfüllen, seinen Vorgesetzten für eine Unterschrift suchen und die Freigabe dann zur endgültigen Genehmigung zum Sicherheitsbeauftragten bringen. Dieser Prozess könnte Stunden dauern, während denen die Maschine stillsteht.
Mit einem digitalen System kann der Techniker den Antrag von seinem mobilen Gerät aus einreichen. Der Vorgesetzte und der Sicherheitsbeauftragte werden sofort benachrichtigt und können die Freigabe in Sekunden prüfen und genehmigen, egal wo sie sich befinden. Die Maschine ist in einem Bruchteil der Zeit wieder betriebsbereit, und eine grosse Produktionsverzögerung wurde vermieden.
2. Sofort auditbereit
Mit einem digitalen System werden alle Ihre Freigabedaten in einer zentralen, sicheren und leicht durchsuchbaren Datenbank gespeichert. Das bedeutet, Sie sind jederzeit auditbereit.
Wenn ein Auditor oder Inspektor eintrifft, können Sie sich einfach in das System einloggen und mit wenigen Klicks einen vollständigen Audit-Trail für jeden beliebigen Zeitraum erstellen. Kein Graben mehr in Aktenschränken, keine Suche nach verlorenen Dokumenten und kein Stress mehr.
Die Vorteile eines zentralen Daten-Repositorys gehen über die reine Audit-Vorbereitung hinaus. Sie können die Daten auch nutzen, um Trends zu erkennen, Leistungskennzahlen (KPIs) zu verfolgen und fundiertere Entscheidungen über Sicherheit und Betrieb zu treffen.
3. Standardisierung = Geschwindigkeit und Qualität
Digitale Vorlagen und Pflichtfelder stellen sicher, dass jede Freigabe beim ersten Mal korrekt und vollständig ausgefüllt wird. Dies eliminiert Fehler, Rätselraten und das Hin und Her, das mit unvollständigen oder unleserlichen Papierformularen einhergeht.
Sie können auch benutzerdefinierte Checklisten und Arbeitsabläufe erstellen, um sicherzustellen, dass alle Sicherheitsverfahren für jeden Auftrag korrekt befolgt werden. Dies verbessert nicht nur die Qualität und Konsistenz Ihrer Freigaben, sondern trägt auch zur Schaffung einer stärkeren Sicherheitskultur in Ihrer gesamten Organisation bei.
4. Datengestützte Erkenntnisse
Ein digitales Arbeitsfreigabesystem dient nicht nur der Rationalisierung von Arbeitsabläufen, sondern auch der Generierung wertvoller Daten. Diese Daten können analysiert werden, um wiederkehrende Verzögerungen, häufige Gefahren und andere betriebliche Engpässe zu identifizieren, was eine kontinuierliche Verbesserung und einen proaktiven Ansatz für Sicherheit und Effizienz ermöglicht.
Zum Beispiel können Sie die Daten nutzen, um:
- Die häufigsten Gründe für Verzögerungen bei Freigaben zu identifizieren und Massnahmen zu ergreifen.
- Die Anzahl der Vorfälle und Beinaheunfälle zu verfolgen und Verbesserungsbereiche zu identifizieren.
- Die Leistung Ihrer Sicherheitsverfahren zu überwachen und bei Bedarf anzupassen.
- Frühindikatoren für Vorfälle zu identifizieren und proaktive Massnahmen zu ergreifen, um diese zu verhindern.
Indem Sie die Macht der Daten nutzen, können Sie von einem reaktiven zu einem proaktiven Ansatz bei Sicherheit und Betrieb übergehen, kontinuierliche Verbesserungen vorantreiben und einen sichereren, effizienteren und profitableren Arbeitsplatz schaffen.
Eine einfache Berechnung
Sind Sie neugierig auf Ihr Einsparpotenzial? Versuchen Sie es mit der folgenden einfachen Formel.
(Durchschnittliche Verzögerung pro Freigabe in Stunden) x (Anzahl Freigaben pro Tag) x (Kosten pro Stunde Stillstandszeit) = Ihr Einsparpotenzial
Fazit
In der wettbewerbsintensiven Industrielandschaft können es sich Unternehmen nicht leisten, von veralteten, papierbasierten Prozessen ausgebremst zu werden. Ein digitales Arbeitsfreigabesystem wie Zentri bietet einen klaren und überzeugenden ROI, indem es verlorene Zeit zurückgewinnt, die Compliance stärkt und eine sicherere Arbeitsumgebung schafft. Indem Zentri Ihren Freigabeprozess direkt mit Ihren Prozeduren und Kits zur Energietrennung verbindet, schliesst es eine kritische Sicherheitslücke, die eigenständige Systeme weit offen lassen.
Sind Sie bereit, keine Zeit und kein Geld mehr zu verschwenden?
